Każdego dnia hotele prześcigają się w dostępnych udogodnieniach przy jak najkorzystniejszej cenie dla swoich klientów. Jeszcze 15 lat temu Internet dostępny był tylko w najbardziej prestiżowych ofertach, a dziś nawet najmniejsze pensjonaty, gościńce, hostele czy domy zajezdne oferują bezprzewodowe i dynamiczne WiFi. Systemy multimedialne w hotelach również uległy zmianom – szczególnie w zakresie pokoi służących za centra szkoleniowo-konferencyjne. Na czym jednak polegają nowe technologie w hotelarstwie? Co powinna zawierać dobrze wyposażona sala spotkań biznesowych? Jakie nowoczesne rozwiązania dla hoteli dostępne są na rynku?
Podstawowe spotkania o charakterze szkoleniowym, konferencyjnym czy biznesowym wymagają sprzętu z trzech podstawowych kategorii: audio, video oraz techniczny sprzęt pomocniczy (tzw. avi hotel). Oczywiście, w zależności od liczebności grupy, typu prowadzonej konferencji czy nawet budżetu organizatorów, jak i samego hotelu, do dyspozycji będą różnego rodzaju rozwiązania. Przyjrzyjmy się, co możemy znaleźć w każdej z tych trzech klas akcesoriów.
Do pierwszej grupy zaliczymy wszelkiego rodzaju mikrofony, głośniki, wzmacniacze i miksery. Najpopularniejszymi zestawami dostępnymi w hotelach klasy premium są mikrofony bezprzewodowe (lub tzw. zestawy hands-free, z odbiornikiem wpinanym w klapę marynarki lub do kołnierza koszuli), wolnostojące kolumny głośnikowe oraz mikser na kilka wejść (najczęściej 6 w przypadku jednej do dwóch prowadzących lub 10 w przypadku dwóch do pięciu prowadzących). Sprzęt ten używany jest zazwyczaj w przypadkach, gdy na zebraniu spodziewamy się znacznej ilości obecnych osób.
Drugą kategorię reprezentują różne projektory, ekrany projekcyjne, bezszwowe i LCD oraz zestawy do transmisji obrazu video w czasie rzeczywistym. Większość hoteli posiada do dyspozycji przykładowy zestaw: projektor z wymienną optyką i zestawem kabli i adapterów przejściowych (HDMI na VGA lub HDMI na USB-C) oraz ręczny ekran projekcyjny (ściągany za rączkę od góry, czasami mocowany za pomocą łańcuszka do podłoża). Co bardziej prestiżowe hotele oferują ekrany LED w rozmiarze od 32 do 63 cali, montowanych na statywach lub podwieszane na ścianach.
Trzecią grupę stanowią wszelkiego rodzaju statywy mikrofonowe, głośnikowe, telewizyjno-ekranowe, przełączniki do slajdów, wskaźniki laserowe lub manualne, flipcharty, tablice suchościeralne z zestawem markerów oraz inne dodatki, które z pewnością przydadzą się do objaśniania lub prezentacji. Można powiedzieć, że biała tablica na markery (tzw. whiteboard) z zestawem kartek w postaci flipchartu to standard w zdecydowanej większości hoteli.
Jeżeli hotel, w którym chcemy zorganizować nasze spotkanie czy szkolenie nie dysponuje takim sprzętem na miejscu, warto zapytać ich, czy są w stanie przygotować wymagane zaplecze techniczne zgodne z naszymi oczekiwaniami. Taka sytuacja jednak nie powinna się zdarzyć, gdyż każdy, nawet najmniejszy pensjonat, jest w stanie udostępnić własny sprzęt do poprowadzenia konferencji.