Być może niektórzy pamiętają dawne czasy i ile było zabiegów, aby wyrobić sobie pieczątkę. Podstawowym wymogiem w tamtych czasach była kopia potwierdzająca rejestrację firmy, bez tego nie było szans na legalne wyrobienie pieczątki. Na szczęście te czasy to już odległa przeszłość.
Pieczątka firmowa – wymóg czy fanaberia?
Zgodnie z obowiązującym prawem osoba prowadząca działalność gospodarczą nie ma obowiązku posiadania pieczątki. Przepis ten obowiązuje każdą formę działalności.
Do załatwienia jakiejkolwiek służbowej sprawy w urzędzie państwowym czy samorządowym nie ma obowiązku uwierzytelniania dokumentów pieczęcią firmową. Automatycznie żaden urzędnik państwowy czy samorządowy nie ma prawa odmówić przyjęcia i rozpatrzenia dokumentu nieopatrzonego w pieczęć firmową.
W przypadku druków opatrzonych w napis „podpis i pieczęć” wystarczy wpisać „brak pieczęci” i podpisać dokument imieniem i nazwiskiem oraz własnoręcznym podpisem. Urzędnik może poprosić o pisemne oświadczenie o braku pieczątki. Takie postępowanie jest niezgodne z prawem i można odmówić jego złożenia.
Oczywiście w celu uniknięcia niepotrzebnej straty czasu na wyjaśnienia i nerwów z tym związanych, warto pieczątkę firmową posiadać.
Kto może żądać pieczątki na dokumencie.
Niezależne od organów państwa instytucje takie jak banki, towarzystwa ubezpieczeniowe itp. mogą w oparciu o własne przepisy i uregulowania wewnętrzne, wymagać posiadania pieczątki firmowej. Wewnętrzne regulaminy bankowe wymagają np. w momencie zakładania konta firmowego posiadanie pieczątki i pozostawienie jej kopii w dokumentach klienta. W takich sytuacjach udowadnianie i powoływanie się na prawo mija się z celem, ponieważ może być odmówione wykonanie określonej usługi.
Jakie dane powinny znajdować się na pieczątce?
Co do formatu i danych na pieczątce firmowej nie ma określonego wzorca. W odniesieniu do firm podlegających wpisowi do rejestru podmiotów gospodarki narodowej, występuje obowiązek podania numeru statystycznego REGON.
Inne nieobowiązkowe dane na pieczątce:
- nazwa firmy
- adres siedziby
- numer identyfikacji skarbowej NIP
- telefon kontaktowy, fax, adres e-mail
Spółki posiadające osobowość prawną i wpisane do KRS mogą dodatkowo posiadać na pieczątce numer wpisu do KRS. Niektórzy na pieczątkach podają również adres strony internetowej. Zbytnie przeładowanie niepotrzebnymi dodatkowymi danymi na pieczątce firmowej, może zbyt zaczerniać jej obraz. Pewne dane powinno się raczej zamieszczać na wizytówkach spełniających bardziej informacyjne zadanie.
Posiadanie pieczątki firmowej z podstawowymi danymi jest bardzo wygodne i może w wielu sytuacjach przyspieszyć wiele spraw. Jest to istotne zwłaszcza kiedy brak jest np. wizytówek z pełnymi danymi kontaktowymi.